เคยไหม… ทำสิ่งที่วางแผนไว้ไม่เสร็จสักอย่าง แต่สิ่งที่เสร็จกลับเป็นเรื่องที่ไม่ได้วางแผน ถ้าคุณกำลังประสบปัญหานี้ในขณะที่แผนของคุณเต็มไปด้วยสิ่งสำคัญ คุณคงเหนื่อยล้าว้าวุ่นใจเป็นประจำ เรามักใช้เวลากับสิ่งที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนมากเกินไป เช่น ตั้งใจจะเข้าไปดูยูทูปแค่คลิปเดียว แต่ได้เพิ่มมาอีกเป็นสิบคลิป แล้วทิ้งสิ่งที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วนไว้เสมอ ไม่ว่าจะเป็นการออกกำลังกาย การพัฒนาทักษะด้านต่าง ๆ หรือการอ่านหนังสือ ซึ่งเป็นสิ่งที่มีคุณค่า เมื่อ “สิ่งที่ไม่ใช่” เรียกร้องความสนใจจนลำดับความสำคัญถูกปล้นชิงไป ถึงเวลาแล้วที่คุณจะต้องใช้ 3 กลยุทธ์การปรับตัว หากคุณกำลังรู้สึกกลัวลำดับความสำคัญถูกปล้นชิง !
ปรับการจดจ่อให้แคบลง
“การปรับการจดจ่อให้แคบลง” เปรียบได้กับการที่คุณเลือกประเด็นที่อยากจดจ่อ แล้วกดปุ่ม Filter กรองสิ่งที่สำคัญที่สุดออกมา กลยุทธ์นี้จะทำให้รู้ว่ามีอะไรบ้างที่ควรอยู่หรือไม่ควรอยู่บน Planner ของคุณ
วิลเฟรโด พาเรโต นักปรัชญาชาวอิตาลีพบว่า ผลกระทบ 80% เกิดจากต้นเหตุ 20% เมื่อนำหลักการนี้มาประยุกต์กับการใช้เวลา ทำให้เห็นว่าคนส่วนใหญ่ใช้เวลา 80% ไปกับสิ่งต่าง ๆ ที่ให้ผลลัพธ์เพียง 20% ซึ่งทุกคนเห็นว่าควรผลิกกลับเป็น “ใช้เวลา 80% กับกิจกรรมและภารกิจ 20% ที่สร้างผลลัพธ์ 80%”
การปรับการจดจ่อให้แคบลงจึงเป็นทางออก ตัวอย่างเช่น แครีย์ใช้กลยุทธ์นี้ในฐานะผู้นำของบริษัท โดยกำหนดประเด็นที่จะจดจ่อ 5 สิ่งที่สร้างผลลัพธ์สูงสุด ซึ่งใช้คัดกรองสิ่งที่จะเข้าไปอยู่ในปฏิทินของเขา ทำให้ไม่มีสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องปรากฏอยู่ นอกจากนี้ เขายังไม่ละเลยภารกิจด้านชีวิตครอบครัวและชีวิตส่วนตัว เช่น การคุยเรื่อยเปื่อยกับภรรยาอย่างน้อย 1 มื้อ การไปเยี่ยมลูก ๆ การหลับสนิทตลอดคืน กิจกรรมต่าง ๆ นี้มีความสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน จะไม่ทำก็ได้ แถมไม่น่าตื่นเต้น แต่ทำไมเขาถึงบอกว่ามันคุ้มค่า…
คำตอบคือ กิจกรรมเหล่านี้มีคุณค่ามากจนทำให้ชีวิตของเขามีความหมาย จุดหมาย และความยั่งยืน เมื่อหันกลับมามองที่เรา บางทีอารมณ์เซ็งที่เกิดจากการรู้สึกเหมือนว่าวันนี้ไม่ได้ทำอะไรเลย ก็มาจากตัวเราที่ใช้เวลาและพลังงานที่ดีที่สุดไปกับเรื่องเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ แล้วเลื่อนสิ่งที่มีคุณค่าต่อตนเองออกไปเรื่อย ๆ อย่างไม่มีที่สิ้นสุด ทั้ง ๆ ที่ ใครก็ไม่อยากให้ความฝันของตัวเองหล่นหาย
“อะไรคือภารกิจ 20 % ที่ทำแล้วก่อให้เกิดผลลัพธ์ 80%” จะกลายเป็นคำถามที่คุณต้องใช้ในเลือกว่าจะทำอะไรกับเวลา 80% หรือ 100% ในพื้นที่สีเขียว การทำตามลิสต์สิ่งสำคัญในทุกด้านของชีวิตได้อย่างลุล่วงจะทำให้คุณก้าวไปข้างหน้าได้อีกขั้น
ฝึกฝนการปฏิเสธให้เป็น
“การปฏิเสธให้เป็น” เป็นกลยุทธ์ที่ถูกหยิบขึ้นมาแนะนำบ่อยครั้ง ซึ่งสะท้อนให้เห็นว่าคนเรากำลังเผชิญหน้ากับปัญหาการตอบรับผู้อื่นอยู่เพียงอย่างเดียว
คุณอาจรู้สึกว่าการพูดว่า “ไม่” จะทำให้คนอื่นผิดหวังและมองเราไม่ดี ขณะเดียวกันเวลาก็ไม่รอช้าหากไร้กลยุทธ์ในการตอบปฏิเสธ ชีวิตของคุณจะหมดไปกับการทำตามลำดับความสำคัญของคนอื่นแทนที่จะเป็นของตัวเอง การปฏิเสธสิ่งดี ๆ จะทำให้คุณตอบรับสิ่งที่ยอดเยี่ยมยิ่งกว่าได้ เช่น กล้าปฏิเสธการเข้าร่วมงานแสนน่าเบื่อเพื่อใช้เวลากับครอบครัวในวันสุดสัปดาห์
ต่อไปนี้คือกลยุทธ์การปฏิเสธอย่างชัดเจนและสุภาพที่สามารถนำไปใช้ได้จริง
- บอกไปว่าคุณอยากพบพวกเขา : ใช้เป็นจุดเริ่มต้นที่ซื่อตรงในการเกริ่นนำและอย่าหยุดแค่ตรงนี้
- แสดงความเห็นอกเห็นใจ : ทำให้พวกเขารู้ว่าเราเข้าใจความรู้สึกเขา อยู่ข้างเดียวกัน และอยากช่วยเหลือ
- ยืนยันหนักแน่น : ให้คำตอบตรง ๆ อย่างนุ่มนวล มีความชัดเจน ไม่หวังลม ๆ แล้ง ๆ และไม่จำเป็นต้องให้เหตุผลเสมอไป
- แนะนำคนอื่น : อาจมีคนอื่นที่ช่วยได้ และอาจมีคนอื่นที่เหมาะสมกว่า
- ขอบคุณ : ทำให้พวกเขาดีใจและซาบซึ้งใจที่มาขอความช่วยเหลือจากเรา
การตัดสินใจยกหมวด
เมื่อโควิด-19 ระบาดทั่วโลก มาตรการควบคุมโรคและการปิดประเทศได้เปลี่ยนแปลงสิ่งต่าง ๆ รอบตัวเรา กิจกรรมที่ต้องพบปะผู้คนอย่างการเข้าสำนักงาน การไปห้างสรพพสินค้า การไปโรงเรียน หรือการไปบ้านเพื่อน ต่างได้รับการปรับเปลี่ยนเข้าสู่โลกออนไลน์
การเกิดภาวะเช่นนี้ทำให้เห็นว่า เมื่อเรายุติกิจกรรมทั้งหมวดหมู่ ซึ่งนำไปสู่กลยุทธ์การตัดสินใจยกหมวด หรือการตัดสินใจเพียงหนึ่งครั้งที่ช่วยขจัดปัญหาอีกหลายสิบหรือหลายร้อยเรื่องออกไปได้ แม้จะไม่ใช่การตัดสินใจที่เราสมัครใจ แต่แนวปฏิบัตินี้ทำให้ลบบางสิ่งออกจากปฏิทินทั้งหมวดหมู่ เพื่อปลดปล่อยลำดับความสำคัญให้เป็นอิสระ
โดยปกติ เมื่อคนเราถูกกองงานหรือภารกิจรุมมากเกินไป เราจะพยายามตัดอะไรบางอย่างออกจากแผนชั่วคราว แต่อะไร ๆ ที่ทำไปอย่างไม่เป็นระบบหรือสุกเอาเผากินกลับทำให้ปัญหายืดเยื้อต่อไป
การตัดสินใจยกหมวดนั้นต่างออกไป เช่น การขจัดการประชุมบางประเภทออกไป การไม่ให้คนเข้าพบโดยไม่มีเหตุผลหรือขอความเห็นอีกต่อไป หรือการเลือกตอบรับหรือปฏิเสธคำเชิญประเภทใด ล้วนทำให้เราสามารถตัดสินใจได้โดยอัตโนมัติ เนื่องจากเลือกไว้ก่อนแล้วว่าจะทำหรือไม่ทำอะไร
การตัดสินใจเพียงหนึ่งครั้งที่ช่วยให้ไม่ต้องตัดสินใจอีกหลายสิบเรื่องที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่ขจัดออกไป ส่งผลให้คุณประหยัดเวลามากขึ้น มีอิสระในการทำสิ่งที่อยากทำมากขึ้น และวุ่นวายใจน้อยลง
บทความโดย howto
___________________
พบกับ “At Your Best เป็นคุณแบบที่ดีที่สุด“
เขียนโดย แครีย์ นิวฮอฟ
สำนักพิมพ์ howto
สั่งซื้อได้ที่ amarinbooks.com