“ ทักษะการสื่อสาร ” คือสิ่งสำคัญสำหรับทุกคนและเป็นตัวกำหนดทิศทางของเหตุการณ์หลาย ๆ อย่าง และภาษาที่ใช้สื่อสารคือเครื่องมืออันทรงพลังของชีวิตโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับคนทำงาน ที่ต้องพูดคุยและต่อรองเพื่อให้ได้มาซึ่งสิ่งที่ต้องการอยู่เสมอ แต่ก็ไม่ใช่ทุกครั้งที่การสื่อสารจะสำเร็จเสมอไป เคยไหมที่รู้สึกว่า…
“วันนั้นในห้องประชุมเราน่าจะพูดแบบนี้”
“นั่นไม่ใช่สิ่งที่อยากบอกจริงๆ สักหน่อย”
“ฉันก็อยากพูดเก่งแบบเขาเหมือนกัน”
แต่ไม่ต้องกังวลไปเพราะแน่นอนว่า แม้แต่คนเก่ง ๆ ก็รู้สึกแบบนี้ได้ทั้งนั้นแหละ คงไม่มีใครคิดตั้งแต่แรกหรอกว่าตั้งใจจะสื่อสารแบบไม่ชัดเจนเพื่อให้อีกฝ่ายสับสน แต่ถ้าไม่ตั้งสติให้ดี ก็มีแนวโน้มที่เราจะพูดจายืดเยื้อจนทำให้เกิดความสับสนได้ จึงจำเป็นที่เราต้องมีตัวช่วยเพื่อให้สื่อสารได้อย่างชัดเจน อย่าปล่อยให้การสื่อสารกลายเป็นอุปสรรค แต่จงเปลี่ยนให้เป็นไอเท็มพิเศษที่ทำให้คุณได้ทุกสิ่งที่ต้องการ
ไปพร้อม ๆ กับหนังสือ “พูดให้ง่าย ๆ คือไม้ตายของคนเก่ง” เขียนโดย “ปาร์คโซยอน” ผู้ใช้เวลาตลอดชีวิตการทำงานคลุกคลีอยู่กับคนเก่งแถวหน้าที่เพียง 0.1% ของเกาหลีใต้ ตั้งแต่ซีอีโอในบริษัทยักษ์ใหญ่อย่าง Samsung, LG, Hyundai และอีกมากมาย ไปจนถึงผู้นำประเทศ และแน่นอนว่าหนังสือเล่มนี้ได้รวบรวม 45 วิธีสื่อสารด้วยไหวพริบทางภาษาที่ยอดเยี่ยมของคนเก่งตัวท็อป 0.1% ที่พูดอะไรก็ดูฉลาด เล่าเรื่องยาก ๆ คนก็เห็นภาพและรู้สึกประทับใจ เป็นคัมภีร์ที่อ่านเมื่อไหร่ก็สื่อสารได้ดีทุกครั้ง
ทักษะการสื่อสาร : ภาษาในการทำงาน VS ภาษาทั่วไป
จริง ๆ แล้วในหนังสือเล่มนี้บอกว่า “ภาษาในการทำงานต่างจากภาษาในชีวิตประจำวัน” เราไม่มีทางใช้ภาษาทั่วไปที่คุยกับเพื่อนในการทำงานได้หรือเราไม่สามารถเขียนรายงานการประชุมในภาษาที่ใช้ในการเขียนนิยายได้ เราทุกคนจึงต้องเรียนรู้ภาษาการทำงานใหม่ไม่ต่างอะไรกับการเรียนภาษาต่างประเทศ ยิ่งเราฝึกเรียนรู้ให้มาก เราก็ยิ่งเก่งมากขึ้น มากขึ้น เหมือนกับการฝึกท่องคำศัพท์ในตอนเด็ก ๆ นั่นแหละ
และสิ่งสำคัญคือหากเราไม่เรียนรู้และเลือกจะสื่อสารออกไปแบบผิด ๆ ภาษาที่ไม่เหมาะสมในการทำงานจะทำให้เกิดสถานการณ์ที่ไม่อาจควบคุมได้ ไม่ว่าจะเป็นความล่าช้าของโปรเจกต์ การถูกหัวหน้าตำหนิ การต่อต้านจากลูกน้อง หรือความเข้าใจผิดของลูกค้า สังเกตดูว่าความเสียหายที่เกิดขึ้นมาจากการใช้ “ภาษา” เป็นที่เราใช้อยู่ในทุกวัน
ข้อความที่เรียบง่ายนั้นมีพลัง ไม่มีผู้บริโภคคนไหนอยากอ่านเรื่องโอ้อวด ที่บริษัททุ่มเทเขียนไว้ในรายงานประจำปี ดังนั้นถ้าอยากทำให้ลูกค้าประทับใจไม่รู้ลืม ต้องมีหนึ่งข้อความสำคัญนำเสนอไว้ข้างหน้า
– ปาร์คโซยอน
3 องค์ประกอบสำคัญของทักษะการสื่อสาร
1. คำนึงถึงอีกฝ่ายเป็นหลัก
ประการแรกคือ การพูดคุยโดย “ยึดอีกฝ่ายเป็นหลัก” ซึ่งจะทำได้ก็ต่อเมื่อเราเข้าใจอุปนิสัยพื้นฐานของอีกฝ่ายและต้องรู้ว่าอะไรคือสิ่งที่เขาอยากรู้มากที่สุด ปรับการพูดคุยตามอีกฝ่ายเป็นหลักหรือหากหาจุดร่วมของการพูดคุยได้ก็สามารถคุยได้ เช่น ความชอบตรงกัน กิจกรรมยามว่างคล้ายคลึงกัน
2. รูปแบบที่เรียบง่าย
ประการที่สองคือ ต้องสื่อสารออกไปใน “รูปแบบที่เรียบง่าย” เพราะคนที่เราพูดคุยด้วยไม่ใช่คนที่พร้อมจะฟังเราทุกเรื่องและบางคนก็ไม่ใช่คนที่เข้าใจง่ายด้วย ต้องสื่อสารให้เรียบง่าย ไม่ซับซ้อน สามารถฟังแล้วทำความเข้าใจได้เลย
3. ไหวพริบในการพูด
ประการที่สามคือ ไหวพริบในการพูดอีกเล็กน้อย ให้เราเลือกใช้คำศัพท์หรือการแสดงออกอย่างเหมาะสม บางคนอาจมีทักษะนี้ติดตัวอยู่แล้ว แต่ถ้าไม่มีก็ไม่เป็นไรค่ะ เพราะสามารถฝึกกันได้
ภาษาที่ลดความน่าเชื่อถือ
1. พูดถึงอนาคต แทนที่จะเป็นปัจจุบันที่ชัดเจน
เข้าใจได้ว่าหลายคนมีความตั้งใจอยากจะให้คำตอบเพื่อความพึงพอใจ เลยเลือกที่จะพูดถึงเป้าหมายที่ปรารถนาหรือความเป็นไปได้ “ที่อาจเกิดขึ้น” แทนที่จะเป็นความจริงที่ชัดเจน ทว่าทันทีที่พูดออกไป นั่นหมายความว่าอนาคตที่สว่างไสวนั้นเป็นคำมั่นสัญญาที่เราต้องรักษาให้ได้ ถ้าไม่รักษาสัญญาย่อมเกิดเรื่องเลวร้ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นราคาหรือเดดไลน์
2. คำพูดและการกระทำบ่งบอกถึงข้อความอื่น
ถ้าลองบอกว่ากำลังตามหาบริษัทที่จะให้มารับผิดชอบโปรเจกต์ระยะยาว 2 ปี โดยคัดเลือกด้วยวิธีการแข่งขัน แต่ตัวแทนบริษัท B ที่ส่งเอกสารนำเสนอช้ากว่าเวลาที่ประกาศไป กลับคุยโม้ว่าสามารถทำโปรเจกต์ให้เสร็จทันกำหนดได้
ลองคิดดูสิคะ แค่เอกสารยังทำส่งให้ทันกำหนดไม่ได้ แล้วบริษัทนี้จะทำโปรเจกต์ระยะยาว 2 ปีให้เสร็จทันเวลาได้หรือ เอกสารนำเสนอที่ใช้เวลาเป็นสัปดาห์ๆ ลำบากเขียนมาจะสูญเสียคุณค่าไปเพราะความผิดพลาดนี้
3. ส่งอีเมลเหมือนพิมพ์แชต
อย่าส่งอีเมลเหมือนพิมพ์แชตเด็ดขาด เคยไหมที่เวลาเปิดดูกล่องข้อความ แล้วเห็นข้อความมากมายจากคนเดียว แบบนี้ไม่ต่างอะไรกับการแชต แต่อีเมลเป็นเอกสารที่เป็นทางการ ถ้าอีกฝ่ายเป็นบริษัทใหญ่หรือเป็นลูกค้าสำคัญยิ่งต้องใส่ใจให้มากขึ้น
นอกจากนี้ยังมีเทคนิคอีก 45 วิธีสื่อสารด้วยไหวพริบทางภาษาที่ยอดเยี่ยมของคนเก่งสำหรับการนำไปปรับใช้กับการทำงานทุกรูปแบบเพราะ ในแต่ละวันที่เราต้องเจอกับงานและผู้คนมากมาย ไม่ว่าจะเป็นหัวหน้า เพื่อนร่วมงาน ลูกน้อง หรือลูกค้า การมี “นิสัยและเทคนิคการพูดแบบคนที่ทำอะไรก็สำเร็จ” ไว้เป็นไกด์ไลน์ จะช่วยประหยัดเวลา คลายความตึงเครียด และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับคุณอีกหลายเท่า
บทความโดยสำนักพิมพ์ howto
บทความแนะนำ:
การใช้ กฎแห่งแรงสั่นสะเทือน ดึงดูดพลังงานเพื่อความสุขและเป้าหมายที่ยิ่งใหญ่กว่าที่คุณคิดฝัน
10 หนังสือพัฒนาตนเอง ที่อยากแนะนำให้อ่าน เพื่อการเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้นในปี 2024
Manifest กฎแรงดึงดูด 7 ขั้นตอนสู่ทุกสิ่งที่ปรารถนา ที่ต้องประกาศให้จักรวาลได้ยิน!
หนังสือ พูดให้ง่าย ๆ คือไม้ตายของคนเก่ง
ผู้เขียน ปาร์คโซยอน
สำนักพิมพ์ howto
ผู้แปล อาสยา อภิชนางกูร